Mit dem Ausbruch des Virus Covid-19 wurden viele Unternehmen dazu gezwungen, ihre Mitarbeiter ins HomeOffice zu schicken. Die Digitalisierung macht es möglich, doch viele Mitarbeiter kennen diese Weise der Arbeit gar nicht. Es fehlt der Tagesablauf, der durch die Struktur im Büro vor Ort ermöglicht wurde. DIGITAL RUBIN arbeitet seit der Gründung aus dem HomeOffice heraus und möchte Ihnen hiermit einen kleinen Guide an die Hand geben, um Ihren Mitarbeiten ein optimales HomeOffice zu ermöglichen und die Umstellung zu vereinfachen.
Die normale Morgenroutine beibehalten – auch für die Arbeit im HomeOffice
Die meisten Menschen haben morgens eine feste Routine, die mit dem Ankommen im Büro endet. Doch da jetzt der Arbeitsplatz nur noch wenige Meter vom Bett entfernt liegt, ist die Versuchung groß, im Schlafanzug zu arbeiten. Und auch wenn diese Arbeit glorifiziert wird, gibt es einen psychologischen Zweck hinter dem Beibehalten der Morgenroutine. Der Kopf merkt sich Routinen, der Körper liebt Gewohnheiten. Daher sind Sie im Schlafanzug auch weniger produktiv als in Jeans und Hemd. Außerdem ist die Versuchung wieder auch nur kurz ins Bett zu gehen geringer als bei einer Person, die im Schlafanzug versucht zu arbeiten. Die normale Morgenroutine beizubehalten ist daher essenziell. Aufstehen, fertigmachen, frühstücken oder der Morgensport. Was auch immer zur Morgenroutine von Ihnen und Ihren Mitarbeitern gehört, es sollte weiterhin durchgezogen werden. Ein weiterer Tipp ist das Anziehen von Schuhen. Nicht jeder mag es wahrscheinlich, daher ist dieser Tipp mehr eine Anregung. Aber überlegen Sie selbst einmal: Wann ziehen Sie Schuhe an? Doch nur, wenn Sie das Haus verlassen. Ihr Kopf bekommt daher das Gefühl zur Arbeit zu gehen und produktiv zu sein.
Einen Ort suchen, der nur Arbeitsplatz ist.
Wer das erste Mal von zu Hause arbeitet, wird in Versuchung sein, den ganzen Tag im Bett zu bleiben und gemütlich vom Bett aus zu arbeiten. Definitiv nicht der beste Arbeitsplatz. Denn Ihr Gehirn assoziiert diesen Platz mit Schlafen und Gemütlichkeit und weniger mit Arbeiten. Daher empfiehlt es sich, sich einen geeigneten Ort zu suchen, der nur als Arbeitsplatz fungiert. Das kann eine Ecke des Esstisches sein, der Schreibtisch oder auch der Küchentisch. Doch dieser Platz sollte dann nur mit dem Arbeiten verbunden werden. Falls es aus Platzgründen nicht möglich sein sollte, einen Tisch oder eine Ecke der Wohnung in einen Arbeitsplatz umzuwandeln, sollte Ihr Arbeitnehmer in gegensätzliche Schlafrichtung arbeiten. Bedeutet, dass sich nicht ans Kopfende gelehnt, sondern an die lange Bettkante gesetzt wird. So ist das Gehirn nicht direkt im Bett.
Pausen einlegen
Im Büro muss auch mal zum Drucker gegangen oder ein Dokument in eine andere Abteilung gebracht werden. Es wird also automatisch eine Pause eingelegt. Doch im HomeOffice muss man in keine andere Abteilung gehen und der Drucker steht meist auch in greifbarer Nähe. Daher müssen Ihre Arbeitnehmer proaktiv werden und selbstständig Pausen einlegen – natürlich in einem vertretbaren Rahmen. Alle fünf Minuten Pause einzulegen, wird wohl die Wenigsten produktiv arbeiten lassen. Zumal das Gehirn durchschnittlich 15 Minuten braucht, um sich wieder vollständig in eine Aufgabe hereinzudenken. Eine gute Taktik dabei ist die Pomodoro-Technik. Dabei wird in Zeitsätzen gearbeitet und zwischendurch immer wieder Pausen eingelegt. 25 Minuten konzentriert arbeiten, 5 Minuten Pause, 25 Minuten konzentriert arbeiten, 5 Minuten Pause. Nach dem dritten Mal konzentrierten Arbeiten für 25 Minuten darf dann eine längere Pause eingelegt werden. Zehn bis 15 Minuten wird empfohlen. Ausreichend für einen kleinen Spaziergang an der frischen Luft – alleine. Versteht sich.
To Do Listen führen
To Do Listen sind sehr praktisch. Man kann sehen, was noch alles vor einem liegt und was schon abgearbeitet ist. Viele Führungskräfte schwören auf das Anlegen und Führen von To Do Listen. Doch sollte sich niemand eine zu volle To Do Liste aufladen. Es ist nämlich nicht nur frustrierend, nicht alles zu schaffen, sondern zu viele Aufgaben führen auch dazu, dass alle unerledigten Aufgaben auf den nächsten Tag verschoben werden. Damit geht das Dilemma noch weiter. Besser ist es, sich klare und wenige Ziele zu setzen. Psychologisch gesehen ist es für den Menschen eh nur möglich bis zu sieben Aufgaben pro Tag vollständig abzuschließen.
Handy im Flugmodus
Der wohl älteste Trick seit Einführung des iPhones im Jahre 2007. Handy während der Arbeit in den Flugmodus setzen. Und falls das wegen etwaiger Telefonate nicht geht, sollten Arbeitnehmer wenigstens Social Media deaktivieren und nur wichtige Anrufe durchgehen lassen. Ein Diensthandy wäre allerdings auch schön (aber auch nicht für jedes Unternehmen möglich).
Kennen Sie noch weitere Tricks?
Das sind die Top Tipps von DIGITAL RUBIN an Neulinge im HomeOffice. Aber vielleicht sind Sie ja auf Tricks gestoßen, die selbst DIGITAL RUBIN noch nicht kennt. Lassen Sie diese gerne in den Kommentaren stehen, damit der HomeOffice Guide (für Sie kostenlos zum Download) stets weiterentwickelt wird.
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